Ganz so einfach ist es eben doch nicht. Ebenso wie in einem Gespräch gelten auch in Sachen E-Mail ungeschriebene Verhaltensregeln. Wer erfolgreich mit elektronischer Post umgehen will, sollte das beherzigen.

Mehrere Themen in einer Email führen häufig zu Problemen, besonders wenn der Empfänger diese Nachricht ebenfalls in einer einzigen Email beantwortet. Auch wenn die Themen korrekt zitiert werden wird oft nur das erste Thema beachtet, unabhängig davon, ob nun alte Internet-Hasen miteinander kommunizieren oder blutige Anfänger. Falls Sie eine Email bekommen, in der mehrere Themen angesprochen werden, schreiben Sie pro Thema eine Antwort auf diese Email. Zitieren Sie das Original.

Wenn Sie auf eine Email antworten, zeigt Ihr Email-Programm die Nachricht in einem Bearbeitungsfenster an. Die Zeilen des zitierten Textes sollten mit ">" beginnen, nicht mit den Initialen des Absenders. Es könnte zu Verarbeitungs- oder Darstellungsproblemen kommen, falls wiederum der Absender auf Ihre Email antwortet.

Entfernen Sie alle Passagen der Original-Email, auf die Sie sich nicht beziehen. Schreiben Sie Ihre Antwort direkt unter oder zwischen die zitierten Zeilen, nicht über die Original-Nachricht. Sie können nicht davon ausgehen, dass der Empfänger bei einer regen Korrespondenz mit Ihnen zeitnah auf Ihre Mails antwortet. Er hat beim Empfang einer Antwort von Ihnen vielleicht nicht mehr im Kopf, um was es ging.

Die logische Wahrnehmung verlangt zunächst nach einer näheren Information, um was es bei Ihrer Antwort genau geht. Stünde die Antwort über den zitierten Zeilen, müsste der Empfänger ans Ende der Email und wieder zurück scrollen, um zu erfahren, was genau Sie überhaupt meinen. Das kostet Zeit. Fehlt ein Zitat komplett, muss der Empfänger erst die passende Email finden, um zu Erfahren, um was es geht – sehr umständlich!